在以往的展會上，少不了的是滿天飛的名片，不少參展商在每天展會結束后總要花上一兩個小時整理名片。但在國外一些展覽會里，這些景象已成為過去，取而代之的是電子名片。所謂電子名片，是組委會為參展商和參觀者特制的參展證，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作。在簽發(fā)該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡辦法、本人職銜、公司性質和業(yè)務范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備后，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。盡管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統(tǒng)一購買、重復使用，參展商只需付出相應低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。當這種方法廣泛應用后，展覽會甚至不用花人力來看守大門，可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。